Welche Offboarding-Standards bieten wir an? – Offboarding von Mitarbeitenden in Microsoft 365

21 Nov Welche Offboarding-Standards bieten wir an? – Offboarding von Mitarbeitenden in Microsoft 365

Wenn Mitarbeitende ausscheiden, stellt sich schnell die Frage, wie man mit der E-Mail Kommunikation umgeht.
Für Microsoft 365 und Exchange Online + Outlook nutzen wir bei bmsoft üblicherweise 3 Varianten,
von denen Sie eine als Standard für Ihre Organisation definieren können. Bei einem bevorstehenden Offboarding arbeiten wir dann alle notwendigen Schritte ab.

Nachfolgend erläutern wir Ihnen die 3 Varianten und ihre Vor- und Nachteile:

Variante 1 – Offboarding mit einer No-Reply-Antwort

Bei dieser Variante wandeln wir das Postfach in eine Shared-Mailbox um.
Dadurch wird keine Microsoft 365 Lizenz mehr benötigt, auch ein Antivirus-Schutz (z.B. ESET) ist nicht mehr notwendig.
Wir richten hierfür vorher eine DSGVO-konforme automatisierte Antwort ein.

Sollte man nun versuchen eine Email an das Konto des ehemaligen Mitarbeitenden schicken, so erhält man eine Email von der No-Reply Adresse, dass die gewünschte Mail nicht existiert und verwaist auf eine alternative Adresse (z.B. Info@).

Das Postfach bleibt weiterhin verfügbar, das heißt es kann nach wie vor in Outlook verwendet werden.
Zudem bleibt das Postfach Teil des Backups. Es können jedoch keine neuen Mails in diesem Postfach empfangen werden.

Wir empfehlen diese Variante als den Standard zu definieren.

Variante 2 – Offboarding und weiterhin E-Mail Empfang

Bei dieser Variante wandeln wir das Postfach in eine Shared Mailbox um.
Dadurch wird keine Microsoft 365 Lizenz mehr benötigt, allerdings ist ein Antivirus-Schutz (z.B. ESET) nach wie vor notwendig.

Sollte man nun versuchen eine Email an das  Konto des ehemaligen Mitarbeitenden schicken, so kommt diese in dem Postfach an.
Das Postfach bleibt weiterhin verfügbar, das heißt es kann nach wie vor in Outlook verwendet werden.
Zudem bleibt das Postfach Teil des Backups.

Hier passiert es häufig, dass das Postfach in Vergessenheit gerät und trotzdem weiterhin Lizenzkosten anfallen.

Variante 3 – Das Postfach Löschen (und gegebenenfalls lokal archivieren)

Bei dieser Variante wird das Postfach gelöscht.
Es entstehen dementsprechend auch keine Lizenzkosten mehr.
Sollte man nun versuchen eine Email an das Konto des ehemaligen Mitarbeitenden schicken, so erhält man eine Email mit dem Fehler, dass die gewünschte Adresse nicht existiert.

Das Postfach ist nicht mehr verfügbar. Es ist nicht mehr im Backup enthalten.
Es ist eine separate manuelle Archivierung zu empfehlen.
Wir raten von dieser Variante ab, da dies ohne zusätzliche Archivierung gegen die Aufbewahrungspflicht verstoßen kann.

Fazit

Selbstverständlich ist nicht in jeder Situation der Standard anwendbar.
Es gibt immer Sonderfälle, z.B. dass die Mitarbeitenden in Mutterschafts-Urlaub gehen oder vorübergehend das Unternehmen verlassen. In diesen Fällen finden wir eine geeignete Lösung und gehen auf die Wünsche des Kunden ein. Wir stehen Ihnen bei allen noch offenen Fragen jederzeit zur Verfügung und beraten Sie gerne welche Variante für Sie als Firma geeignet ist.